La gestión por procesos involucra todos los componentes de la organización asegurando, la participación activa de sus áreas distando enormemente del tipo de organización funcionalista que simplemente concibe en la organización las actividades propias a cada división, lo cual implica que la organización no tenga una visión compartida de lo que es la empresa ya sea del orden público o del sector privado, con o sin ánimo de lucro. Aplicar la gestión por procesos tiene en cuenta tres etapas como lo son la identificación del trazado estratégico que consiste en que la gestión por procesos se logre a través de una alineación de manera perfecta con la puesta en práctica de su dirección estratégica. Se tiene para la aplicación de la gestión por procesos un segundo paso que es el diseño de procesos lo cual implica realizar una identificación y/o diferenciación entre macroprocesos, procesos, subprocesos y tareas que se realizan por separado, se analizan de forma minuciosa las operaciones y tareas específicas de cada proceso, como tercera fase del diseño de procesos se hace una representación gráfica del diagrama de flujo de todos y cada uno de los procesos de la organización, que proporciona una visualización de la secuencialidad en la que se desarrollan las actividades. Dentro del diseño de proceso se documentan los procesos lo cual es importante dado que se consignan en el papel las tareas a realizar y los responsables, seguidamente se registran todas las interrelaciones. Finalmente se implementan los pasos I y II.